Implementar la metodología OKR en la planificación estratégica • Oduka

Implementar la metodología OKR en la planificación estratégica

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Las startups y empresas tradicionales deben implementar la metodología OKR en su proceso de planificación estratégica. Siendo una herramienta invaluable hoy día, mas aún en aquellas empresas que requieren iniciar el proceso de transformación digital.

Implementar la metodología OKR en la planificación estratégica

Implementar la metodología OKR en la planificación estratégica ayuda a emprendedores y startups en la fijación de objetivos aspiracionales. 

Al igual que elaborar el plan de negocios es una herramienta clave en la planificación estratégica, sin lugar a dudas, la definición de los OKR son cruciales.

En primer lugar, conviene hacer un poco de historia. Andrew Grove, ex CEO de INTEL, fue el creador del sistema y consiste en simplificar la forma de enfrentar los objetivos en una empresa. 

“Hay demasiada gente que trabaja demasiado para conseguir muy poco”

Andrew Grove

La metodología creada por Grove se basa en que los equipos funcionan mejor al enfocarse en los resultados y no en el procedimiento. 

En lugar de decirles a los empleados qué hacer exactamente, Grove les fijó una meta y les permitió que averiguaran cómo alcanzarla.

A inicios de este siglo, Google adoptó este sistema de gestión al igual que empresas como AirBNB, Spotify y Twitter. 

¿Qué son Los OKR’s?

Te estarás haciendo la pregunta, ¿qué son los OKR? Pués bien, es el acrónimo en inglés de Objectives (objetivos) y Key Results (resultados claves). 

Los beneficios que aportan los OKR’s a una empresa son los siguientes:

  • Concentración
  • Alineación
  • Compromiso
  • Transparencia
  • Responsabilidad

Si eres una empresa de reciente creación, es posible que tenga problemas con la concentración. Es una lucha común de equipos altamente motivados. 

Establecer tus primeros OKR puede ser un ejercicio doloroso, pero no te desanimes; los primeros serán toda una experiencia.

Los equipos productivos e innovadores frecuentemente tienen poca concentración. Siempre hay algo nuevo que hacer y la falta de motivación rara vez es un problema. 

En tal sentido, el implementar la metodología OKR en la planificación estratégica ofrece un marco que canaliza la motivación hacia el logro de las metas priorizadas.

Por otra parte, los OKR’s son flexibles y permite establecer y expresarlos de distintas formas. 

Como cualquier objetivo, estos deben ser medibles y verificables. Si bien es cierto que son los pilares de tu estrategia,los OKR’s debes conectarlos con tu trabajo diario.

Comprendiendo los conceptos básicos de los OKR

Como mencionamos arriba,  OKR significa Objetivos y Resultados Clave

Un objetivo es lo que desea lograr y un resultado clave es la forma en que planea medir que se ha logrado ese  objetivo.

Un ejemplo: 

  • Objetivo: Quiero ponerme en forma. 
  • KR: Perder 5 kg en los próximos 30 días.

Los objetivos siempre son cualitativos y aspiracionales. Son algo que tu y el equipo u organización quieren lograr (¡no deben contener números!)

En cambio, los resultados clave siempre son cuantitativos. Indican si has logrado el objetivo, por lo que deben ser medibles para evitar cualquier duda. 

¿Quién o quiénes debería establecer los OKR?

Los OKR pueden ser establecidos por un individuo o un equipo. Una empresa en sí misma debería tener sus propios OKR. 

Si la startup se encuentra en la etapa inicial, los OKR se pueden asignar sólo a los equipos, simplificando su proceso de adopción.

¿Cuántos objetivos y resultados claves?

El número de objetivos por período de planificación debe ser hasta 3; sugiero que en un inicio se haga trimestral.

En cuanto a los resultados claves no existe una regla estricta, en todo caso se debe usar el sentido común. 

Los objetivos con 5 o más resultados clave son difíciles de mantener. Por lo tanto, los OKR bien definidos tienen 3 resultados clave.

Weekdone

¿Cómo implementar la metodología OKR en la planificación estratégica?

Lo idea para implementar la metodología OKR en la planificación estratégica es hacerlo en un piloto si es una empresa de más de 10 persona. 

Para seleccionar al equipo piloto, por lo general se emplean equipos de dirección o de un área funcional como producto o marketing, por ejemplo.

Hacerlo con la dirección funciona muy bien, porque están acostumbrados a trabajar en contra de ellos. Los objetivos serán más estratégicos y el beneficio de alineación será excelente. 

La principal desventaja, radica en convencer al equipo de dirección para participar en una prueba piloto quizás no es la mejor opción.

En cambio, si hace con un área funcional, la principal ventaja es ver cómo funcionará el proceso verticalmente, desde la persona más joven hasta la persona con más experiencia. 

Realizar la prueba piloto en un área funcional impulsará la implementación en otras áreas y no lo verán como una imposición de la dirección. 

Los estudios de implementación indican que si las se lanzan directamente al ruedo pasan de 3 a 6 meses gestionando el proceso y la curva de aprendizaje es larga.

¿Cuáles son las reglas esenciales para implementar la metodologia OKR en la planificación estratégica?

Existen 4 reglas esenciales que definen la implementación de los OKR en la planificación estratégica. 

  1. Medida

Es importante establecer el período de tiempo para el cual se establecerán los OKR. Por lo general, las empresas usan los trimestres, pero para aquellas que el entorno es muy cambiante lo usual es hacerlo  4, 6 u 8 semanas.

  1. Revisión

Los propietarios de los OKR deben actualizar los resultados claves una vez a la semana. Por algún motivo lo hacen los viernes, ¿por qué no hacerlo un jueves?

  1. Cantidad de objetivos

La regla indica que los objetivos deben ser tres, sugiero que al principio se establezca uno. 

  1. Cantidad de resultados clave

Lo ideal tener 3 KR’s porque suele funcionar bien, entretanto, 5 son aceptables. Si un objetivo parece requerir +5 KR, hay que dividirlo en dos objetivos.

¿Cómo se configuran los OKR en la planificación estratégica?

Existen 3 formas de configurar los OKR:

  • De arriba hacia abajo: todos los objetivos los establece un gerente o un supervisor. En algunos casos, el CEO establece los OKR para toda la organización.
  • De abajo hacia arriba: los empleados establecen sus propios OKR en función de lo que creen que deberían lograrse. Para que funcione correctamente la misión y la visión deben estar claramente definidos.
  • Negociación: el gerente o supervisor y el empleado negocian los OKR. 

Ejemplos de implementación de OKR en equipos funcionales

Atención al cliente

  • Objetivo: Ampliar  la cobertura de soporte al cliente en árabe, chino y español.
  • KR1: Contratar e incorporar a 10 operadores nativos de cada idioma para recibir asistencia telefónica antes de octubre.
  • KR2: Expandir el canal de soporte en línea automatizado en línea a cada idioma para noviembre.
  • KR3: Desarrollar una herramienta de traducción interna que ayude a los no hablantes nativos a resolver problemas simples antes de diciembre.

Ventas

  • Objetivo: Incrementar la cartera de clientes retail en la ciudad de Málaga
  • KR1: Retails clasificados en categoría C 30 días.
  • KR2: Retails clasificados en categoría B en 45 días
  • KR3: Retails clasificados en categoría A en 75 días

Marketing

  • Objetivo: Pulir la propuesta de valor en la página de inicio de la web
  • KR1: Reducir la tasa de rebote de la página de inicio por debajo del 40%
  • KR2: Lograr una tasa de clics del 3% en el CTA principal
  • KR3: Alcanzar una tasa de reproducción del 5% del video explicativo

La ejecución es clave en la implementación de la metodología OKR en la planificación estratégica

“La visión sin la ejecución solo es una alucinación”. 

Thomas Edison

La cita anterior es sumamente poderosa, porque la herramienta clave es la definición de los objetivos y por consiguiente de los resultados claves. 

Por otra parte, sí al implementar los OKR logras el 100% de los resultados, muy probablemente es que los objetivos fijados fueron ambiciosos.

Como sugerencia, colocar una meta de lograr el 70% de los resultados clave es por si una buena estrategia.

En el mercado existen varias apps que ayudan a equipos y empresas en la configuración, implementación y revisión de los OKR.

Entre ellas, están Weekdone, Asana, Rock, Notion que fácilmente puedes integrar en Slack y te permiten monitorear el desenvolvimiento en tu empresa.

El incorporar la metodología de OKR en tu proceso de planificación estratégica, forma parte de la transformación digital.

Como corolario final, la implementación de la metodología OKR en la planificación estratégica trae consigo muchísimas ventajas, mucho más si la empresa se encuentra en las primeras etapas porque ayudan a centrarse en temas medulares.

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